周會(huì)周報(bào)，看似眾所周知，但當(dāng)PMO把這一話題列入討論候選列表時(shí)，居然獲得了大部分項(xiàng)目經(jīng)理的積極投票，看起來(lái)這里頭似乎有不簡(jiǎn)單的疑問(wèn)和困惑。
周會(huì)
先來(lái)說(shuō)說(shuō)周會(huì)，通過(guò)調(diào)查，目前項(xiàng)目經(jīng)理們所處的項(xiàng)目中，毫無(wú)例外地?fù)碛懈髯缘闹軙?huì)，但開(kāi)法略有不同，主要分為三類：
1/3全體類
全體類，就是項(xiàng)目全體人員共同參與，這根據(jù)項(xiàng)目大小不同又有差異。技術(shù)研發(fā)類項(xiàng)目，本身以研發(fā)人員為主體，周會(huì)以所有人員的狀態(tài)和項(xiàng)目信息同步為主；也會(huì)有部分產(chǎn)品類項(xiàng)目，雖然角色和人數(shù)眾多，但依然會(huì)有全體參與的周會(huì)，時(shí)間控制在半小時(shí)內(nèi)，以產(chǎn)品和團(tuán)隊(duì)的動(dòng)向同步為主。
2/3組長(zhǎng)類
組長(zhǎng)類，這也是目前占比最高的周會(huì)形式，更多存在于產(chǎn)品類項(xiàng)目中。各組同步狀態(tài)，同時(shí)了解產(chǎn)品最新情況以及討論重要產(chǎn)品事宜。
3/3三方類
三方類，主要是產(chǎn)品運(yùn)營(yíng)市場(chǎng)三方周會(huì)，也存在于產(chǎn)品類項(xiàng)目中。因?yàn)檫@三方是產(chǎn)品動(dòng)向的主要來(lái)源，且日常溝通合作中需要協(xié)調(diào)配合的事項(xiàng)更多，所以也需要定期的討論決策。
當(dāng)然，這里沒(méi)有包括各個(gè)職能團(tuán)隊(duì)自己的周會(huì)，那些主要屬于團(tuán)隊(duì)管理性質(zhì)。
那如何來(lái)開(kāi)好這看似簡(jiǎn)單的周會(huì)？
首先，要想清楚為什么開(kāi)周會(huì)？要同步狀態(tài)匯總各團(tuán)隊(duì)信息？如果僅僅如此，每個(gè)團(tuán)隊(duì)羅列自己的事項(xiàng)，互發(fā)郵件是不是就行了？顯然不夠。我們一定需要通過(guò)周會(huì)來(lái)面對(duì)面地感受到項(xiàng)目當(dāng)前的整體狀態(tài)、重要問(wèn)題、接下去的目標(biāo)以及調(diào)整，更需要借此來(lái)對(duì)項(xiàng)目當(dāng)前重要問(wèn)題有一致的認(rèn)識(shí)，有小幅度的討論，并形成下一步工作事項(xiàng)。這里有一些開(kāi)好周會(huì)的要點(diǎn)：
要點(diǎn)1.規(guī)模和時(shí)間控制
人數(shù)不超過(guò)10-15人，時(shí)長(zhǎng)不超過(guò)1.5小時(shí)。更大的規(guī)模和更長(zhǎng)的時(shí)長(zhǎng)，一方面是資源的極大浪費(fèi)，另外一方面會(huì)造成討論無(wú)法有效展開(kāi)。一個(gè)包括了20人的超過(guò)2小時(shí)的周會(huì)，是不可想象的效率低下。
要點(diǎn)2.要不要輪流匯報(bào)？
事無(wú)巨細(xì)的羅列，既乏味又無(wú)效。大部分項(xiàng)目整體情況可以通過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理事先的收集來(lái)直接做整體概述，對(duì)于部分方向性或者商務(wù)性小組，可以簡(jiǎn)單匯報(bào)主要工作和主要問(wèn)題。一旦會(huì)議陷入了輪流發(fā)言的局面，你會(huì)發(fā)現(xiàn)非發(fā)言的與會(huì)者很快就會(huì)掏出手機(jī)開(kāi)刷。
要點(diǎn)3.如何識(shí)別周會(huì)該討論什么？
先說(shuō)哪些不該來(lái)周會(huì)討論：急事不適合周會(huì)討論，要第一時(shí)間當(dāng)下拍板！非跨團(tuán)隊(duì)的問(wèn)題不適合周會(huì)討論！純執(zhí)行細(xì)節(jié)問(wèn)題不適合周會(huì)討論！大方向決策問(wèn)題不適合周會(huì)討論！……這樣我們就更容易得出哪些適合周會(huì)討論，跨團(tuán)隊(duì)的，涉及到整體計(jì)劃性或者協(xié)同配合型的問(wèn)題，或者中期改進(jìn)型問(wèn)題，適合放在周會(huì)上。項(xiàng)目經(jīng)理一方面可以在實(shí)現(xiàn)收集整體狀態(tài)的過(guò)程中識(shí)別到此類問(wèn)題，另一方面也需在周會(huì)過(guò)程中隨機(jī)應(yīng)變發(fā)起對(duì)“火花”型問(wèn)題點(diǎn)的快速討論。這樣的討論，不需要在周會(huì)時(shí)明確所有的細(xì)節(jié)，但大家有個(gè)共識(shí)并有個(gè)行動(dòng)落實(shí)方向和人員即可。
要點(diǎn)4.狀態(tài)同步的維度
大部分情況下，不需要完全按照職能團(tuán)隊(duì)來(lái)同步，目的不是匯報(bào)貢獻(xiàn)，而應(yīng)該按照產(chǎn)品內(nèi)子項(xiàng)目線的維度來(lái)跟進(jìn)進(jìn)展，挖掘問(wèn)題。當(dāng)然，整體研發(fā)情況是一個(gè)必有的維度。
要點(diǎn)5.說(shuō)話比例
如果一個(gè)周會(huì)從頭到尾是項(xiàng)目經(jīng)理或者主管在唱獨(dú)角戲，那就應(yīng)該反省一下周會(huì)的形式和內(nèi)容了。合適的比例是1:1:1。第一個(gè)1指的是會(huì)議主持人，往往是項(xiàng)目經(jīng)理或主管，向大家更新整體狀態(tài)，并且貫穿整個(gè)討論；第二個(gè)1指的是部分需要匯報(bào)的與會(huì)者發(fā)言；第三個(gè)1更為重要，是所有與會(huì)者參與討論發(fā)言。達(dá)到了這樣的比例，容易讓參會(huì)者從信息獲取度、決策參與度和專注度上都保持較高的水平。
要點(diǎn)6.固定時(shí)間地點(diǎn)
周會(huì)的時(shí)間地點(diǎn)需要盡可能的固定，這樣會(huì)讓大家有預(yù)期性和節(jié)奏感，也能夠提高到會(huì)率和準(zhǔn)時(shí)率。為此，會(huì)議主持者需要付出不少努力，包括預(yù)定會(huì)議室、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件、完善會(huì)議規(guī)則和通知等。
要點(diǎn)7.如果我們已經(jīng)有每日站會(huì)了呢？
這個(gè)問(wèn)題更多來(lái)自于技術(shù)研發(fā)型項(xiàng)目，研發(fā)日常已經(jīng)每日同步了，那自然不需要再依靠周會(huì)來(lái)同步狀態(tài)。這種情況下，視項(xiàng)目變動(dòng)情況、團(tuán)隊(duì)管理需求，可以將周會(huì)提升為主要針對(duì)項(xiàng)目概況和團(tuán)隊(duì)管理的會(huì)議，時(shí)間上也可以作進(jìn)一步壓縮。如無(wú)此需求，也可以省略周會(huì)，但建議保留月會(huì)或者雙周會(huì)，主要用于項(xiàng)目整體情況和調(diào)整的事宜。
周報(bào)
很驚訝我居然寫(xiě)了那么多關(guān)于周會(huì)的事兒，原來(lái)真的不那么簡(jiǎn)單……通過(guò)統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)并不是每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都在寫(xiě)周報(bào)，有兩類原因：一是項(xiàng)目本身復(fù)雜到項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有能力描繪清楚整個(gè)項(xiàng)目各處的完整情況；二是周報(bào)約定于周會(huì)紀(jì)要了，因此省略。
衡量周報(bào)有效性的很好判斷標(biāo)準(zhǔn)就是，有多少人真的會(huì)打開(kāi)周報(bào)來(lái)看？又有多少人會(huì)認(rèn)真看周報(bào)里的信息？
當(dāng)然，要警惕周報(bào)萬(wàn)能論，不可能依靠周報(bào)來(lái)溝通具體的待辦事項(xiàng)，誰(shuí)干什么，還是要面對(duì)面溝通到位，周報(bào)上呈現(xiàn)的更多是讓團(tuán)隊(duì)“透明”地了解信息，而不是帶來(lái)任何surprise。
那么寫(xiě)好周報(bào)又有些什么細(xì)節(jié)呢？
細(xì)節(jié)1.周報(bào)應(yīng)該包括什么？
包括整體進(jìn)展、整體風(fēng)險(xiǎn)、各子線狀態(tài)、各子線風(fēng)險(xiǎn)。周報(bào)應(yīng)該讓大家清楚重要的進(jìn)展，目標(biāo)達(dá)成情況，風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)以及應(yīng)對(duì)，總之看完周報(bào)，大家應(yīng)該對(duì)項(xiàng)目現(xiàn)狀有個(gè)清晰的整體認(rèn)知。
細(xì)節(jié)2.篇幅不宜過(guò)長(zhǎng)
寫(xiě)到進(jìn)展和問(wèn)題，都只寫(xiě)要點(diǎn)，不要事無(wú)巨細(xì)都寫(xiě)，周報(bào)不是為了表現(xiàn)工作量，更不是為了刷存在感，只說(shuō)重點(diǎn)就夠了。
細(xì)節(jié)3.是否包含產(chǎn)品數(shù)據(jù)？
產(chǎn)品數(shù)據(jù)一定是敏感數(shù)據(jù)，并不適合實(shí)時(shí)向所有人公開(kāi)，因此，并不需要在周報(bào)里列清數(shù)據(jù)。但既然現(xiàn)在團(tuán)隊(duì)都有KPI指標(biāo)，那如果要形成最大的團(tuán)隊(duì)合力來(lái)達(dá)成目標(biāo)，就必須要對(duì)KPI有分解有跟蹤。所以，周報(bào)中可以有一定的數(shù)據(jù)信息，主要目的是由數(shù)據(jù)信息指出當(dāng)前的產(chǎn)品問(wèn)題和所需的調(diào)整事項(xiàng)。與此同時(shí)，要把控好周報(bào)的分發(fā)范圍。
細(xì)節(jié)4.適當(dāng)圖形化
沒(méi)有人愿意花十分鐘以上來(lái)讀一份周報(bào)，因此我們應(yīng)該提高信息表達(dá)效率，適當(dāng)將信息圖形化，提高周報(bào)的閱讀效率。
細(xì)節(jié)5.控制寫(xiě)周報(bào)的時(shí)間和復(fù)雜度
一份周報(bào)的準(zhǔn)備時(shí)間應(yīng)該控制在1-2小時(shí)以內(nèi)。如果你的周會(huì)紀(jì)要本身和周報(bào)有了不小的重合，那也確實(shí)可以考慮兩者合二為一。
每每寫(xiě)完了一些細(xì)節(jié)，我們都需要抬起頭來(lái)思考一下這些細(xì)節(jié)背后的意義。我們并不是為了“匯報(bào)”而來(lái)討論周會(huì)和周報(bào)，恰恰是因?yàn)檫@兩個(gè)環(huán)節(jié)是非常重要的“溝通平臺(tái)”架設(shè)的部分，既可以給團(tuán)隊(duì)提供基本的“信息透明”，又可以有效推動(dòng)重要問(wèn)題的思考和討論，讓大家避免一頭扎在細(xì)節(jié)工作中，而忘了抽身審視自己進(jìn)而持續(xù)改進(jìn)。
（本資訊于2017-12-02首次發(fā)布）
