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客戶、領(lǐng)導(dǎo)、團(tuán)隊成員的溝通軟技巧

2020-03-28    來源:項目經(jīng)理那些事 苑木夕
項目經(jīng)理在項目管理過程中,無法避免和必須要做的一件事——溝通。
項目經(jīng)理主要需要和以下幾類人溝通:
1、客戶:溝通需求,項目目標(biāo),除此之外也可以聊其他的商機(jī)。
2、領(lǐng)導(dǎo):匯報項目的進(jìn)展,反饋存在的高級別風(fēng)險等。
3、項目團(tuán)隊:安排溝通項目任務(wù)工作,并跟蹤任務(wù)完成情況。
在和這些人群溝通的時候,會溝通不同的東西,就像我前面文章所說的,每個人都是有特點(diǎn)的,按照星座每種人的溝通都是不一樣的。
這里我們把所有的人,分為客戶、領(lǐng)導(dǎo)、項目團(tuán)隊這三類。和這三類人溝通的時候,項目經(jīng)理需要溝通的內(nèi)容也是不一樣,溝通的方法也是有差別的。
現(xiàn)代管理之父德魯克說:一個人必須知道該說什么,一個人必須知道什么時候說,一個人必須知道對誰說,一個人必須知道怎么說。
學(xué)習(xí)一些溝通的軟技巧,不僅僅能讓任務(wù)事半功倍的完成,同時也能推進(jìn)項目進(jìn)展,快速保質(zhì)保量的完成項目目標(biāo)。
-01-和客戶溝通
小董最近在客戶談一個新項目,這個客戶有一個非常理想的產(chǎn)品藍(lán)圖。理想到哪種程度呢?就是造宇宙飛船必須沒有螺絲釘。這可能和術(shù)業(yè)有專攻有關(guān)吧。
當(dāng)然,面對這樣的要求,小董還是很努力的把可行性以及建議提供給客戶。
客戶的態(tài)度仿佛黃曉明體附身,一度的說“我覺得可以,就是可以,不要你以為的。”
面對這樣的客戶,小董作為項目經(jīng)理,有一種有嘴也說不出的崩潰。
那么要怎么做呢?
tip1:采用對方能接受的溝通方式
很顯然,這個客戶不了解任何關(guān)于技術(shù)的東西。那么在溝通的時候,就需要采用對方可以接受的方式。比如講故事、舉例等方式。
優(yōu)秀的溝通,并不是我們對事物訴說的很好,而是決定于我們所說的被了解的多好。
tip2:合作&雙贏
在和客戶的溝通時,無論在言語和肢體上,都需要傳遞一種合作&雙贏的態(tài)度,使雙方無論在問題的解決上還是氣氛上都達(dá)到雙贏。
這樣的溝通,讓對方興奮,也讓對方開心,并能積極配合工作。
tip3:非正式溝通有利于溝通融洽
每個人的語言風(fēng)格往往和他意識里扮演的角色有關(guān),在正式場合,人們往往進(jìn)入角色,說話變得正規(guī)、書面,甚至有很強(qiáng)的自我保護(hù)意識。而私下的場合,人們的語言風(fēng)格就相對隨意,溝通也會變得簡單、順暢。
tip4:溝通升級
不是所有的溝通都必須以及和同一個人的。如果存在無法解開的尷尬局面,可以采用溝通升級的方法。和對方的上級溝通,或和自己的上級溝通,也或者讓自己的上級和對方的上級溝通。
-02-和領(lǐng)導(dǎo)溝通
和領(lǐng)導(dǎo)溝通主要溝通兩點(diǎn),第一,匯報項目進(jìn)展。第二,反應(yīng)項目風(fēng)險。
有時候領(lǐng)導(dǎo)是幫助你解決項目風(fēng)險的助力,有時候領(lǐng)導(dǎo)也是發(fā)現(xiàn)你問題,及時和領(lǐng)導(dǎo)溝通匯報項目進(jìn)展,我覺得是十分有必要的。
如何有效
tip1:非正式溝通有利于溝通融洽
每個人的語言風(fēng)格往往和他意識里扮演的角色有關(guān),在正式場合,人們往往進(jìn)入角色,說話變得正規(guī)、書面,甚至有很強(qiáng)的自我保護(hù)意識。而私下的場合,人們的語言風(fēng)格就相對隨意,溝通也會變得簡單、順暢。
tip2:多匯報
溝通的多,并不意味著冗長。溝通信息頻繁,一方面使得信息更準(zhǔn)確、對稱。另一方面讓領(lǐng)導(dǎo)能更好的了解你的情況和項目進(jìn)展的情況。
列夫•托爾斯泰說:與人交談一次,往往比多年閉門勞作更能啟發(fā)心智。思想必定是在與人交往中產(chǎn)生,而在孤獨(dú)中進(jìn)行加工和表達(dá)。
只有多和領(lǐng)導(dǎo)溝通,才能增加溝通的自信,同時也能快速的發(fā)現(xiàn)項目問題,并快速的解決項目風(fēng)險。
tip3:聽和說的平衡
說的多,并不意味著表述的明白,要保持聽和說的平衡性。認(rèn)真聽領(lǐng)導(dǎo)的談話,適當(dāng)?shù)幕貜?fù),是和領(lǐng)導(dǎo)溝通的基本。
在和領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)的時候,要先講結(jié)論,再展開具體說明。先讓領(lǐng)導(dǎo)知道你的態(tài)度和想法,然后他才有可能帶著問題去聽下一步關(guān)于細(xì)節(jié)的具體說明和論述。
-03-和項目團(tuán)隊溝通
項目進(jìn)展中,項目團(tuán)隊是主要力量,他們需要完成項目任務(wù),并保證項目能在規(guī)定的時間內(nèi)完成,同時滿足項目目標(biāo)。
在和他們溝通的時候,由于技術(shù)不熟悉、業(yè)務(wù)流程不了解等原因,導(dǎo)致溝通并不是特別順暢,這是很多人出現(xiàn)的狀況。
tip1:面對面溝通
面對面溝通是溝通的有效方式,當(dāng)利用社交工具溝通存在障礙的情況時,面對面溝通是最好的解決辦法。
當(dāng)面對面溝通的時候,人們能真實的感受到對方的情感,能更多更快的發(fā)現(xiàn)問題,同時也能高效的解決問題。
tip2:書面統(tǒng)一溝通方式
有人說,面對面溝通后,就需要有一套標(biāo)準(zhǔn)的書面溝通方式,通過這個書面文檔形成標(biāo)準(zhǔn)的溝通依據(jù)。
項目目標(biāo)、項目計劃、項目人員安排等需要形成書面,形成信息透明化,保證團(tuán)隊信息一致。這為項目的進(jìn)展提供了有力的支持。
項目管理過去是溝通,現(xiàn)在是溝通,未來也是溝通。
以上提供的一些溝通軟技巧是確定項目溝通原則、了解自己和他人的溝通風(fēng)格,確定團(tuán)隊的思考方式,召開高效的面對面會議的幾點(diǎn)方法。
以上軟技巧是結(jié)合許多項目經(jīng)理的項目管理經(jīng)驗的總結(jié),如有更好的建議,請留言交流。


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