“事先計(jì)劃，事中控制，事后總結(jié)”的原則放在處理任何事情上都不會(huì)錯(cuò)，項(xiàng)目管理也同樣適用這個(gè)原則。首先我們來(lái)看看什么是項(xiàng)目管理，什么是項(xiàng)目經(jīng)理。
●什么是項(xiàng)目管理
項(xiàng)目管理是管理學(xué)的一個(gè)分支學(xué)科 ，對(duì)項(xiàng)目管理的定義是：指項(xiàng)目的管理者在有限的資源約束下，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論，對(duì)項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效地管理。即從項(xiàng)目的投資決策開(kāi)始到項(xiàng)目結(jié)束的全過(guò)程進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評(píng)價(jià)，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。
●什么是項(xiàng)目經(jīng)理
項(xiàng)目經(jīng)理( Project Manager ) ，是為項(xiàng)目的成功策劃和執(zhí)行負(fù)總責(zé)的人，首要職責(zé)是在預(yù)算范圍內(nèi)按時(shí)優(yōu)質(zhì)地領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目小組完成全部項(xiàng)目工作內(nèi)容，并使客戶(hù)滿(mǎn)意。為此項(xiàng)目經(jīng)理必須在一系列的項(xiàng)目計(jì)劃、組織和控制活動(dòng)中做好領(lǐng)導(dǎo)工作，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。
簡(jiǎn)單用一句話表述就是：項(xiàng)目經(jīng)理是在限定的資源及限定的時(shí)間內(nèi)需完成的一次性任務(wù)。弄明白了是怎么回事，我們看看項(xiàng)目經(jīng)理小趙身上所發(fā)生的，了解了解會(huì)發(fā)生什么事。
1、項(xiàng)目經(jīng)理：小趙
小趙是一家很不錯(cuò)的軟件公司的項(xiàng)目經(jīng)理，公司老總正好最近簽了個(gè)大合同指定給了小趙。由于客戶(hù)和老總是朋友，所以整個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)的非常順利，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都很快投入到了項(xiàng)目中。
但是，因?yàn)轫?xiàng)目的周期比較長(zhǎng)，快速啟動(dòng)項(xiàng)目導(dǎo)致經(jīng)常會(huì)有考慮不到的問(wèn)題發(fā)生。所以，只要一發(fā)生比較嚴(yán)重的問(wèn)題就會(huì)有大部分人受影響被要求馬上解決，導(dǎo)致項(xiàng)目整體進(jìn)度延期。
以上這個(gè)案例就是項(xiàng)目管理最常見(jiàn)的問(wèn)題，所以有人說(shuō)“項(xiàng)目失敗不是敗在結(jié)束，而是在開(kāi)始時(shí)失敗”。
●事先計(jì)劃
在現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目管理過(guò)程中，其實(shí)可以根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況來(lái)制定相對(duì)完整的項(xiàng)目計(jì)劃，以軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目為例，項(xiàng)目計(jì)劃可以包括以下幾部分：
1、確認(rèn)軟件的作用和主要功能
2、根據(jù)主要功能，明確軟件的功能范圍，包括限制條件和約束
3、根據(jù)功能范圍，創(chuàng)建開(kāi)發(fā)任務(wù)
4、根據(jù)開(kāi)發(fā)任務(wù)，評(píng)估開(kāi)發(fā)周期和時(shí)長(zhǎng)，安排資源和時(shí)間進(jìn)度；還可以完成費(fèi)用預(yù)算和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估（有時(shí)候風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估也會(huì)單獨(dú)作為計(jì)劃中的一部分被考慮）
5、如果功能需要外包，可以把采購(gòu)列入項(xiàng)目計(jì)劃中
6、安排溝通計(jì)劃
7、軟件的質(zhì)量驗(yàn)收流程和驗(yàn)收指標(biāo)
8、把以上所有的計(jì)劃進(jìn)行匯總整合，合理的安排資源和考慮其他因素，形成一份整體的項(xiàng)目計(jì)劃
如果計(jì)劃不全面，資源、成本和溝通都會(huì)成為項(xiàng)目過(guò)程中的潛在問(wèn)題，整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都是在到處填坑，疲于應(yīng)付的狀態(tài)中。項(xiàng)目管理整體包括范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通、風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)和所有干系人管理，如果要把完整的項(xiàng)目管理系統(tǒng)搬出來(lái)，可以推薦大家看一本書(shū)，PMBOK。
下圖是某機(jī)構(gòu)根據(jù)PMBOK整理的一套比較完整的項(xiàng)目管理系統(tǒng)流程圖，供大家參考。
●事中控制
遇到過(guò)很懂計(jì)劃的項(xiàng)目經(jīng)理，溝通能力和技術(shù)能力都很強(qiáng)，但是因?yàn)轫?xiàng)目管理往往更容易傾向于技術(shù)實(shí)現(xiàn)，所以很容易忽視客戶(hù)的理解，這也是項(xiàng)目過(guò)程中經(jīng)常會(huì)有客戶(hù)提出改變需求的原因之一。
所以，就算計(jì)劃做的再好，也會(huì)有被忽視或者不受控制的問(wèn)題發(fā)生，這個(gè)時(shí)候只能盡量去控制問(wèn)題的影響。
2、項(xiàng)目經(jīng)理：老李
老李是公司的技術(shù)總監(jiān)，帶了三個(gè)技術(shù)開(kāi)發(fā)小組分別負(fù)責(zé)不同的業(yè)務(wù)和模塊。目前公司的業(yè)務(wù)正是發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)刻，有很多項(xiàng)目需要技術(shù)支撐和配合。所以經(jīng)常能看到老李被拉去和業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人討論客戶(hù)需求，也常常看到運(yùn)營(yíng)部門(mén)在和老李反饋運(yùn)營(yíng)難點(diǎn)，簡(jiǎn)單形容就是配合售前同時(shí)也支持售后。但是老李根本沒(méi)有時(shí)間停下來(lái)一起處理所有的問(wèn)題。
業(yè)務(wù)部小陳是老李的熟人，小陳有個(gè)客戶(hù)最近和公司簽了業(yè)務(wù)合同，但是在合同付款之前客戶(hù)的需求一直在變，所以經(jīng)常能看見(jiàn)小陳圍著老李在討論客戶(hù)需求的滿(mǎn)足條件。
事實(shí)上，老李除了要參與解決三個(gè)技術(shù)小組的技術(shù)問(wèn)題，還要周旋于項(xiàng)目需求會(huì)和解決公司客戶(hù)的售后技術(shù)支持。于是問(wèn)題越來(lái)越多，慢慢累積，最終發(fā)現(xiàn)：很多問(wèn)題都是只解決了一半就被“更高”優(yōu)先級(jí)的問(wèn)題耽擱了。在老李看來(lái)，所有事情都需要他來(lái)解決，但他不一定能了解所有問(wèn)題的全局優(yōu)先級(jí)。
公司產(chǎn)品問(wèn)題反饋的渠道會(huì)有很多種，銷(xiāo)售和運(yùn)營(yíng)可能是收集客戶(hù)問(wèn)題的主要來(lái)源。
●從銷(xiāo)售角度出發(fā)，產(chǎn)品問(wèn)題的嚴(yán)重程度會(huì)影響到合同和業(yè)績(jī)；
●從運(yùn)營(yíng)的角度出發(fā)，產(chǎn)品問(wèn)題影響到的是部門(mén)的報(bào)告和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
大家都希望問(wèn)題越少越好，解決問(wèn)題的速度越快越好。但是售后技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)只有一個(gè)，所有人都恨不得把售后技術(shù)資源據(jù)為己有，優(yōu)先解決影響到自己的問(wèn)題。
這個(gè)時(shí)候項(xiàng)目管理可以做到的就是：好的幫助銷(xiāo)售和運(yùn)營(yíng)協(xié)調(diào)售后技術(shù)資源，把控問(wèn)題處理的優(yōu)先級(jí)，以最小的損失處理最大價(jià)值的問(wèn)題。
●事后總結(jié)
在項(xiàng)目管理過(guò)程中，我會(huì)把問(wèn)題總結(jié)分為兩個(gè)大類(lèi)：一類(lèi)是風(fēng)險(xiǎn)，一類(lèi)是缺陷。
●項(xiàng)目中，還沒(méi)發(fā)生但隨時(shí)可能發(fā)生的問(wèn)題，在項(xiàng)目管理中叫識(shí)別的 風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)記錄在風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)中，并給每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)制定了應(yīng)對(duì)計(jì)劃；
●已經(jīng)發(fā)生的問(wèn)題經(jīng)常容易被歸類(lèi)成 缺陷，被記錄成問(wèn)題日志，需要分析問(wèn)題的根本原因，可以改善項(xiàng)目管理過(guò)程，避免同樣的問(wèn)題重復(fù)發(fā)生，也可以為后面的項(xiàng)目提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
小趙的項(xiàng)目因?yàn)橛?jì)劃不周全導(dǎo)致延期，那么下個(gè)項(xiàng)目延期的風(fēng)險(xiǎn)肯定會(huì)降低，因?yàn)樗偨Y(jié)了這次延期的主要原因；老李的項(xiàng)目問(wèn)題積累得不到解決，最終總結(jié)發(fā)現(xiàn)根本原因是項(xiàng)目管理對(duì)處理問(wèn)題優(yōu)先級(jí)的控制不夠，經(jīng)過(guò)流程優(yōu)化，問(wèn)題的處理效率肯定會(huì)比以前要高。
一切問(wèn)題的總結(jié)都是為下次更好的解決問(wèn)題做準(zhǔn)備，所以經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)其實(shí)就是項(xiàng)目管理的一個(gè)重要成果。
●總結(jié)
“事先計(jì)劃，事中控制，事后總結(jié)”原則上升到管理學(xué)可以用一個(gè)通用模型來(lái)解釋——PDCA循環(huán)（戴明環(huán)），又叫質(zhì)量環(huán)，特點(diǎn)是：周而復(fù)始，大環(huán)帶小環(huán)，階梯上升。
項(xiàng)目管理其實(shí)就是一個(gè)大環(huán)，處理項(xiàng)目中每個(gè)問(wèn)題都可以算一個(gè)小環(huán)，項(xiàng)目從無(wú)到有就是在不斷遵循PDCA循環(huán)，不斷在優(yōu)化過(guò)程、提高質(zhì)量水平和效率，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而努力。（ 作者：豈安科技項(xiàng)目經(jīng)理：阿木 ）
