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100次項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)告訴你:跨團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目管理方法

2018-11-10    來(lái)源:網(wǎng)易杭研項(xiàng)目管理 何雨
  【導(dǎo)讀】
  日常項(xiàng)目推進(jìn)過程中,我們總會(huì)遇到跨團(tuán)隊(duì)(跨部門)組織項(xiàng)目的情況,由于團(tuán)隊(duì)界限劃分明確,匯報(bào)關(guān)系完全不同,組織起來(lái)令人十分頭痛。對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理而言,這樣的項(xiàng)目需要更系統(tǒng)的思考,以及更靈活的方式方法來(lái)推進(jìn)。筆者根據(jù)自己在這方面若干個(gè)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)做了如下總結(jié)。
  一、背景
  首先交代跨團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目項(xiàng)目背景:
  1.組織結(jié)構(gòu)
  三個(gè)團(tuán)隊(duì)分別獨(dú)立擁有:自己獨(dú)立的業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì),匯報(bào)關(guān)系,業(yè)務(wù)目標(biāo)和產(chǎn)品。
  團(tuán)隊(duì)A發(fā)起項(xiàng)目X并主導(dǎo),三個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作完成合作項(xiàng)目X。
  如圖:
  2.產(chǎn)品背景
  項(xiàng)目X是要做一個(gè)平臺(tái)類的產(chǎn)品,并支撐團(tuán)隊(duì)A/B/C的業(yè)務(wù)。
  由團(tuán)隊(duì)A主導(dǎo)和規(guī)劃,團(tuán)隊(duì)B和C將自己的產(chǎn)品接入這個(gè)平臺(tái)產(chǎn)品。
  二、項(xiàng)目痛點(diǎn)
  諸如X此類跨團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目在實(shí)際推進(jìn)過程中會(huì)異常艱難,其本質(zhì)原因有兩點(diǎn):
  一方面,項(xiàng)目X是跨團(tuán)隊(duì)的虛擬組織,各個(gè)團(tuán)隊(duì)不存在共同而明確的匯報(bào)關(guān)系;
  另一方面,各團(tuán)隊(duì)有自身的業(yè)務(wù)目標(biāo),項(xiàng)目X并不能與每個(gè)團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)目標(biāo)一致,或者一致程度不盡相同,這就導(dǎo)致X項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的任務(wù)在團(tuán)隊(duì)A,B,C中的優(yōu)先級(jí)不一致。
  三、常見問題
  由于存在上述的痛點(diǎn),X實(shí)際推動(dòng)中會(huì)出現(xiàn)許多問題,問題和對(duì)應(yīng)可行的解決方案如下:
  場(chǎng)景一:
  問題:X項(xiàng)目已經(jīng)開始,團(tuán)隊(duì)B和團(tuán)隊(duì)C抱怨不清楚這個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo),感覺很多任務(wù)與目標(biāo)無(wú)關(guān);A推進(jìn)的時(shí)候往往難以照顧三方共同的期望,變成無(wú)休止的三方爭(zhēng)辯;由于還有自身業(yè)務(wù)任務(wù),團(tuán)隊(duì)C會(huì)習(xí)慣性拖延/不啟動(dòng)X項(xiàng)目的任務(wù),遲遲無(wú)法啟動(dòng)項(xiàng)目。
方法:策略上,項(xiàng)目啟動(dòng)前梳理項(xiàng)目目標(biāo),搞清楚X對(duì)于A/B/C三個(gè)團(tuán)隊(duì)分別的重要性是怎樣的,三個(gè)團(tuán)隊(duì)通過X項(xiàng)目能獲得哪些價(jià)值;找出具有共同價(jià)值的地方,也分清楚存在分歧的地方。然后從下述三個(gè)方面入手:
  1、啟動(dòng)儀式:
  召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)有助于澄清項(xiàng)目目標(biāo),分析項(xiàng)目?jī)r(jià)值,同時(shí)告訴大家,項(xiàng)目已經(jīng)開始了。
  2、逐個(gè)擊破:
  假如X項(xiàng)目對(duì)三個(gè)團(tuán)隊(duì)重要性排序是,A>B>C。對(duì)于容易出現(xiàn)分歧的問題,要按照重要性順序(項(xiàng)目對(duì)哪個(gè)團(tuán)隊(duì)更重要,理論上這個(gè)團(tuán)隊(duì)更容易配合),逐一溝通確認(rèn),切忌一上來(lái)就三方會(huì)談,放大沖突。
  3、快速開始:
  識(shí)別能直接帶來(lái)價(jià)值的任務(wù),拿這些任務(wù)作為搞定團(tuán)隊(duì)拖延性的敲門磚,把第一個(gè)任務(wù)快速做起來(lái),一旦第一個(gè)任務(wù)開始,后續(xù)的事情就會(huì)陸續(xù)接上。這就好比多米諾骨牌一樣,找到關(guān)鍵的第一個(gè)推倒,后面的牌就會(huì)順著都倒下。
  場(chǎng)景二:
  問題:項(xiàng)目啟動(dòng)后,隨著目標(biāo)拆解,任務(wù)細(xì)化,整個(gè)項(xiàng)目的頭緒會(huì)越來(lái)越多,團(tuán)隊(duì)之間的溝通也會(huì)越來(lái)越復(fù)雜和低效。甚至,有些問題的確認(rèn)不知道應(yīng)該找誰(shuí)。
  方法:按一定邏輯指定接口人,比如按照業(yè)務(wù)線來(lái)劃分業(yè)務(wù)線接口人,一般可以由產(chǎn)品策劃擔(dān)當(dāng)。這樣團(tuán)隊(duì)和團(tuán)隊(duì)之間的溝通(多對(duì)多溝通),可以簡(jiǎn)化梳理為接口人之間的溝通(一對(duì)一溝通)。
  接口人不僅需要承擔(dān)對(duì)接的工作,一般還有自己的業(yè)務(wù)任務(wù),因此要求較高,所以要時(shí)常關(guān)注接口人的工作情況和成效,遇到問題就要做出及時(shí)的調(diào)整。
  場(chǎng)景三:
  問題:項(xiàng)目啟動(dòng)后,在做計(jì)劃的時(shí)候就遇到了問題,站在X項(xiàng)目整體的角度,要協(xié)調(diào)各個(gè)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部計(jì)劃和X項(xiàng)目整體計(jì)劃,但整合幾份計(jì)劃難度很大,做出一份可靠的計(jì)劃十分艱難。
  方法:跨團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目推動(dòng)高度復(fù)雜,已經(jīng)談好的計(jì)劃也有極大可能變更,因此要分層次漸進(jìn)明細(xì)的做計(jì)劃,不斷確認(rèn)舊的計(jì)劃,產(chǎn)生新的計(jì)劃。
  首先是一份roadmap,對(duì)整體的里程碑做梳理,共同敲定大的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。
  然后再根據(jù)里程碑拆解項(xiàng)目計(jì)劃。一開始的時(shí)候只需要對(duì)第一個(gè)里程碑做計(jì)劃安排,后面的里程碑只需要識(shí)別大致難點(diǎn),安排同步的預(yù)研和準(zhǔn)備即可。一個(gè)里程碑內(nèi)的計(jì)劃可能包含了一個(gè)或者多個(gè)跨團(tuán)隊(duì)的迭代,比如包含A的三個(gè)迭代,B的5個(gè)迭代。
最后一個(gè)層次是周計(jì)劃,也可以叫做雙周計(jì)劃,梳理上周的計(jì)劃完成情況,確定本周的計(jì)劃。比如識(shí)別到上周有任務(wù)delay后,本周就調(diào)整計(jì)劃來(lái)趕上,避免出現(xiàn)滾雪球的效應(yīng)。
  場(chǎng)景四:
  問題: 從分析需求到功能上線,各個(gè)團(tuán)隊(duì)都有一套自己的流程,如果各個(gè)團(tuán)隊(duì)的流程互相之間是不透明的,那A向B提出的需求就像進(jìn)入了一個(gè)黑盒,做的怎么樣,什么時(shí)候做完,等等這些信息都靠低效的去【詢問-回答-確認(rèn)】來(lái)完成,不僅浪費(fèi)時(shí)間而且存在風(fēng)險(xiǎn)。
  方法:將各團(tuán)隊(duì)的流程透明化,明確各個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制,以便提前識(shí)別和管理風(fēng)險(xiǎn)。
  舉例:團(tuán)隊(duì)A向團(tuán)隊(duì)B提了一批需求,團(tuán)隊(duì)B將自身的需求流轉(zhuǎn)流程通過一個(gè)可視化的平臺(tái)展示給A,B的“需求討論分析-需求池優(yōu)先級(jí)排序-需求文檔-排期-交互-視覺-開發(fā)-測(cè)試-上線”整條鏈路對(duì)A是實(shí)時(shí)可見的,A突然發(fā)現(xiàn)這批需求除了其中兩個(gè)在交互中,其余都提交開發(fā)了,于是找來(lái)B確認(rèn),B經(jīng)過確認(rèn)后反饋說(shuō)這兩個(gè)需求交互做的很慢,根本原因是兩個(gè)需求太過復(fù)雜,交互做的成本很高,一直在反復(fù)改稿,存在延期風(fēng)險(xiǎn)。A確認(rèn)情況后決定馬上簡(jiǎn)化需求,方便B的交互順利出稿,最終兩個(gè)需求順利按期上線。
  思考:
  流程透明后,幾方的協(xié)作會(huì)輕松很多,許多風(fēng)險(xiǎn)也能提前識(shí)別。但根本上來(lái)講,各個(gè)團(tuán)隊(duì)自身流程是不一致的,互相配合的成本很高,如果要解決這個(gè)問題,最好的辦法就是統(tǒng)一流程。
  然而,統(tǒng)一各個(gè)團(tuán)隊(duì)流程基本是不可能的,但可以朝著這個(gè)方向從簡(jiǎn)單的地方著手。比如,可以先統(tǒng)一各個(gè)團(tuán)隊(duì)的上線發(fā)布時(shí)點(diǎn),都固到每周四發(fā)布,那至少項(xiàng)目X各個(gè)節(jié)點(diǎn)的上線不會(huì)出現(xiàn)過多團(tuán)隊(duì)間互相等待的情況。再如,可以設(shè)置接口人的周會(huì),將各個(gè)團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目狀態(tài)同步固定到一個(gè)點(diǎn)上。
  總之,跨團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目推進(jìn)十分復(fù)雜,過程中處處是坑,我們要提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),推進(jìn)過程中想方設(shè)法去提前識(shí)別和管理風(fēng)險(xiǎn),才能最終拿到想要的結(jié)果。
(本文于2017-12-27首次發(fā)布)


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